Für Arbeitgeber
Arbeitszeiterfassung 2026: Was Arbeitgeber jetzt wissen müssen
Stempeluhr abgeschafft, alles läuft locker über Excel? Viele Betriebe glauben, sie könnten die Erfassung der Arbeitszeit frei gestalten. Das ist ein gefährlicher Irrtum — die Pflicht besteht bereits.
Ist die Arbeitszeiterfassung 2026 Pflicht?
Ja, die Pflicht besteht bereits. 2019 entschied der EuGH im „Stechuhr-Urteil", dass Unternehmen ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit brauchen. Das Bundesarbeitsgericht zog 2022 nach und leitete die Pflicht aus dem Arbeitsschutzgesetz ab — unabhängig davon, ob ein eigenständiges neues Gesetz bereits verabschiedet ist.
BAG-Beschluss vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21): Die Erfassungspflicht ergibt sich aus § 3 ArbSchG und trifft Betriebe jeder Größe — vom Soloselbstständigen mit erster Hilfskraft bis zum Großunternehmen. Erfasst werden müssen Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit inklusive Pausen und Überstunden; eine lückenlose Protokollierung einzelner Tätigkeiten verlangt das Urteil nicht.
Der aktuelle Gesetzesstand
Ein eigenständiges, final verkündetes Zeiterfassungsgesetz lag zu Beginn 2026 noch nicht im Bundesgesetzblatt vor. Das BMAS hatte aber bereits einen Referentenentwurf vorgelegt, der die Pflicht direkt im Arbeitszeitgesetz verankern soll — die tägliche Arbeitszeit soll grundsätzlich elektronisch und möglichst am selben Tag erfasst werden.
Für die Praxis heißt das: Wer auf das neue Gesetz wartet, handelt zu spät, weil die Pflicht aus dem Arbeitsschutzgesetz bereits gilt. Wer jetzt ein sauberes System einführt, ist auf die kommende Regelung bestens vorbereitet.
Geplante Ausnahmen und Bußgelder
Diskutiert wird eine Ausnahme von der elektronischen Erfassung für sehr kleine Betriebe (unter 10 Beschäftigten) — diese dürften die Zeiten weiterhin manuell festhalten, müssten sie aber trotzdem erfassen. Leitende Angestellte im Sinne des BetrVG sind voraussichtlich ausgenommen; eine zu großzügige Einstufung als „leitend" kann jedoch teuer werden.
Die geplante Neuregelung sieht Bußgelder von bis zu 30.000 € vor. Aufsichtsbehörden können schon heute auf Basis des Arbeitsschutzgesetzes einschreiten, wenn ein Betrieb gar nicht erfasst. In Streitfällen über Überstunden kehrt sich zudem die Beweislast faktisch um, wenn keine ordentlichen Aufzeichnungen vorliegen.
Vertrauensarbeitszeit, Datenschutz und Betriebsrat
Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich: Beschäftigte dürfen weiterhin flexibel über Lage und Verteilung ihrer Arbeitszeit entscheiden. Erfasst werden muss trotzdem, wann und wie lange gearbeitet wurde — die Erfassung kann an Mitarbeitende delegiert werden, die Verantwortung bleibt aber beim Arbeitgeber.
Datenschutz: Zeiterfassung verarbeitet personenbezogene Daten und unterliegt der DSGVO. Eine ständige Ortung der Beschäftigten ist nicht erlaubt — erfasst werden darf nur, was für die Arbeitszeitdokumentation nötig ist.
Betriebsrat: Bei vorhandenem Betriebsrat besteht ein Mitbestimmungsrecht bei der Ausgestaltung (Systemwahl, erfasste Daten, Speicherdauer) — die gesetzliche Pflicht selbst kann er nicht verhindern.
Rechtssichere Umsetzung in 5 Schritten
- Bestandsaufnahme: Prüfen, wie aktuell erfasst wird und wo Lücken bestehen.
- System wählen: elektronische Lösung, die Beginn, Ende und Pausen sauber dokumentiert.
- Verantwortlichkeiten klären: wer erfasst, wer kontrolliert.
- Datenschutz regeln: Speicherdauer und Zugriffsrechte definieren.
- Beschäftigte schulen: sicherstellen, dass alle das System verstehen.
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Verwandte Ratgeber
- Arbeitszeiterfassung Pflicht — Anforderungen im Detail.
- Arbeitszeitgesetz 2026 — alle Änderungen im Überblick.
- Arbeitszeitrechner — Arbeitszeit inkl. Pausen berechnen.
Häufig gestellte Fragen
Gilt die Pflicht auch für kleine Betriebe?
Ja. Die Pflicht aus dem Arbeitsschutzgesetz trifft Betriebe jeder Größe. Geplant ist lediglich eine Erleichterung bei der Form der Erfassung für sehr kleine Betriebe.
Muss die Erfassung elektronisch erfolgen?
Nach derzeitiger Rechtslage nicht zwingend. Der Gesetzentwurf sieht die elektronische Erfassung aber als Regelfall vor.
Wer ist für die Erfassung verantwortlich?
Die Verantwortung liegt beim Arbeitgeber. Die tägliche Eingabe kann an die Beschäftigten delegiert werden.
Ist Vertrauensarbeitszeit noch erlaubt?
Ja. Beschäftigte können ihre Arbeitszeit weiterhin flexibel einteilen, die geleisteten Zeiten müssen aber dokumentiert werden.
Fazit
Die Erfassungspflicht gilt bereits heute, unabhängig vom Stand der Gesetzesreform. Wer jetzt ein sauberes, elektronisches System einführt, ist rechtssicher und für die kommende Regelung bestens vorbereitet.